城たび幹事のススメ

思い立ったが吉日！　こんにちは、toproadです。

先日、小牧山城での城たびを無事、開催しました。

僕自身は2024年3月の厳島に続いて2回目の幹事です。

団員のみなさんにもどんどん幹事をやってもらって、いろいろな城たびが実施されてほしいので、今日は僕の幹事経験談と、全体の流れを書いていきたいと思います。

あくまでも僕の例なので必ずしもこの順番で、というわけではありません。

幹事をやることのメリット

攻城団のイベントに一度でも参加されたことのある方なら、他の団員の方との交流の時間がいかに楽しいか、わかってもらえると思います。

そんな楽しい時間を自分の都合のよいタイミングで、行きたい城、自分の好きな城、地元の城などの好きな場所で味わえる、というのが僕の思う幹事をやることのメリットです。

独り攻城では移動しづらい場所にも他の団員と車を乗り合わせて攻城できる、ガイドを頼みづらい場所でも人数がいれば頼みやすい、ということもあります。

開催までの流れ

step1.企画を考える――城たび開催日の3か月半前頃

僕は2つのパターンで幹事をやっていて、簡単に言えば「ホームアンドアウェー」です。

厳島は行ったことのない、地元でもない、でも、行ってみたい土地でした。

対して、小牧山城は現在の地元です。

「ホーム」の方がいろいろな面でやりやすいですが、「アウェー」でもできないことはない、ということを個人的には感じます。

ツアーの完成度という点では「ホーム」開催に軍配があがるでしょう。

懇親会の会場もこの時点である程度考えておいた方がよいです。

僕は2回ともガイドツアーとして、地元のガイドさんにお願いしましたが、自分の「好き」のおすそ分けをしたい場合は自分でガイドをすることもできます。

訪れる城の理解を深め、参加促進するための城がたりを開催するかも決めておきます。

僕自身は城がたりをやってよかったと思っています。

step2.オンライン評定で相談――城たび開催日の3か月半前頃

これは必ずしも必須ではないのですが、オンライン評定でこうの団長や団員の方に概要を伝えて、内容の相談をしたり、リアクションを確認したりしました。

企画する以上は多くの団員に参加してもらいたいので意見を聞きます。

オンライン評定に参加したことがない方は一度、参加してみてください。

Zoomで行われる参加者ミーティングや城がたりの練習にもなります。

step3.城たびのガイド、城がたり講師の依頼準備（ガイドツアー、城がたり実施の場合）――城たび開催の3か月前頃

開催すると決めたら、ガイドしてもらうことが可能か、確認しておきます。

厳島、小牧山城ともに、まずは観光協会に電話してガイド可能か確認、そのあとはガイドさん個人とのメールのやり取りになりました。

「歴史に詳しいガイドさん希望」とリクエストすれば、観光協会側が詳しい方を人選してくれます。

城がたりを開催するのであればそちらの準備もします。

厳島の時はこうの団長に講師をお願いして、小牧山城では小牧市小牧山課の学芸員さんに講師をお願いしての城がたりを開催しました。

step4.こうの団長にメールで開催について相談――城たび開催日の3か月前頃

具体的な内容はこうの団長と相談して決めます。

開催地、日時、懇親会についてなど。

step5.城たび企画書を作成――城たび開催日の2か月半前頃

テンプレートが用意されているので、それに沿って、ツアー名称、ツアー内容、開催希望日、集合場所、集合時間、解散予定時間、定員、最小催行人数、参加条件、参加費、ガイドの手配を記入します。

こうの団長への相談事項があれば記入します。

開催決定になれば、城たび・城がたり幹事経験者のルームに招待されます。

懇親会も会場が決まっていればこうの団長に伝えます。

step6.城たびのガイド、城がたりの講師依頼――城たび開催日の2か月前頃

城たび、城がたりの日時が決まったらガイドさん、学芸員さんにそれぞれ、ガイド依頼、講師の依頼をします。

この時に小牧市教育委員会宛に城がたりの講師依頼書も提出しています。

step7.城がたり参加者募集開始――城たび開催日の2か月前頃

講師の依頼が終わると、城がたり参加者の募集が始まります。

城がたりについてのコメントをこうの団長に伝えると、開催告知と参加者募集のページを作成してもらえます。

城がたりのルームができるので、お知らせなどがある時はそちらでやり取りします。

step8.城たび参加者募集用のコメント送付――城たび開催日の2か月前頃

僕の場合は城がたりをやると決めていたので、城がたり募集用と同じタイミングで城たび参加者募集のコメントもこうの団長に伝えています。

こうの団長へ参加者募集に向けて、企画の意図、こんな人に参加してほしい、注意事項、お知らせに入れるメッセージを伝えます。

城がたりを開催しない場合は城たび参加者募集開始のタイミング（開催日の1か月前頃）になるかもしれません。

懇親会の会場についても、予約可能な店かどうかはこの時点で確認して、店の決定もしていました。

step9.城がたり開催――城たび開催日の1か月半前頃

城がたりについては自分が講師をしなければ、資料を作る必要はないので当日の司会が役割になります。

事前に見どころを確認したり、新しい分野の知識を得たり。

Zoom開催なので、肩肘張らずに参加できて、疑問に思ったことは質問できます。

開催後はお礼のメールをします。

step10.城たび参加者募集開始――城たび開催日の1か月前頃

城がたりを踏まえて、参加者の応募が開始になります。

城がたりと同じようにこうの団長に開催告知と参加者募集を作成してもらえます。

城たびのルームができるので、そちらでお知らせなどをします。

このタイミングで地元の小牧山城の時はお手伝いしていただいた、団員のたもさん、ガイドの川﨑さんと下見をしました。

step11.城たび参加者締切、事前Zoomミーティング――城たび開催日の1週間前

募集が締め切られると参加者、参加人数が確定します。

事前Zoomミーティングで参加者の自己紹介、ツアー行程の確認、質問があればそれに回答します。

懇親会の店の予約もこのタイミングでしました。

当日の時間管理のためにしおりの作成もしています。

しおりの作成は必須ではないですが、城たびに参加できなかった方への見どころ案内、当日のタイムスケジュールを書くと、参加者の方にもわかりやすくなると思います。

step12.城たび当日

当日は参加者の出席確認とツアー代の集金、ツアー中の時間管理、懇親会での食事代の集金と支払いが主な仕事になります。

厳島では初めて訪れる地で下見もできなかったので、時間管理に苦労して、結果的には厳島神社に参拝しないツアーになってしまいました。

時間管理が難しいという側面が「アウェー開催」ではあるかもしれません。

小牧山城では下見をしていて、その際に自分の聞きたいことを聞いていたので、最後尾から団員ブログ用の写真を撮りながらついていくというスタイルになりました。

時間管理も予定通りに進めることができました。

step13.城たび開催後

まずはガイドさんにお礼のメールをします。

小牧山城では団員ブログに開催レポートを書きました。

団員が幹事をやることでこうの団長の負担を減らすのが目的の1つでもあるので、ゆくゆくは幹事が団員ブログでレポートを書くようになっていくかもしれません。

幹事、参加者はアンケートに答えるので、アンケートがまとまった時点でこうの団長から幹事へのメッセージが届きます。

まとめ

こうして書くと、いろいろやることがあるように思われるかもしれませんが、実際やってみるとそこまで大変ではないと個人的には感じています。

「城たびどうですか？」とか、「城たびやってください」と他の団員さんに期待するだけではなく、自分で幹事をやってみませんか。

団員のみなさんの楽しそうな顔を見ると「幹事をやってよかった」と思えるはずです。

ここまで読んでいただいてありがとうございました。今回は以上です。